Prezenții Termeni și Condiții Generale („Termenii”) guvernează toate ofertele, contractele, comenzile și serviciile furnizate de Stand Expo SRL clienților săi. Prin transmiterea unei Comenzi de achiziție sau prin semnarea unui contract, Clientul confirmă acceptarea integrală a acestor Termeni. În cazul unui conflict între acești Termeni și orice contract individual, contractul individual va prevala.

1.Definiții

În acești Termeni se aplică următoarele definiții:

2. Oferte și acceptare

2.1Toate ofertele formulate de Stand Expo sunt valabile timp de 14 zile calendaristice de la data emiterii, cu excepția cazului în care în documentul de ofertă este prevăzută o perioadă de valabilitate diferită.

2.2 O ofertă este acceptată, iar un Contract obligatoriu se consideră încheiat, atunci când Clientul transmite o Comandă de achiziție semnată sau o acceptare scrisă a ofertei, prin e-mail. Acceptările exprimate verbal nu au caracter obligatoriu.

2.3În cazul în care nu este semnat un contract individual de către ambele părți, Comanda de achiziție acceptată de Stand Expo constituie întregul Contract, iar acești Termeni se consideră incluși în Contract și fac parte integrantă din acesta.

2.4Orice solicitare a Clientului de modificare a obiectului, specificațiilor sau termenului trebuie transmisă în scris înainte de plasarea Comenzii de achiziție. Modificările solicitate după formarea Contractului fac obiectul clauzei 5 privind Modificările.

2.5Stand Expo își rezervă dreptul de a refuza orice comandă, la propria discreție, fără a furniza motive, cu condiția ca nicio Comandă de achiziție să nu fi fost încă acceptată.

3. Proprietate intelectuală și drepturi asupra designului

3.1Toate designurile, desenele, randările 3D, conceptele, prototipurile, documentația tehnică și materialele creative produse de Stand Expo rămân proprietatea intelectuală exclusivă a Stand Expo și sunt protejate prin drepturi de autor, indiferent dacă Lucrările sunt sau nu executate în cele din urmă.

3.2 Clientul nu poate copia, reproduce, modifica, distribui, publica sau transfera niciun design sau material Stand Expo — integral sau parțial — fără acordul scris prealabil al Stand Expo.

3.3După plata integrală a tuturor sumelor datorate în temeiul Contractului, Stand Expo acordă Clientului o licență neexclusivă și netransferabilă de utilizare a designurilor finale ale standului livrate, exclusiv în scopurile Evenimentului specificat în Contract.

3.4Clientul garantează că toate Materialele de brand furnizate către Stand Expo sunt deținute de Client sau că Clientul deține toate licențele și permisiunile necesare pentru utilizarea acestora. Clientul despăgubește Stand Expo împotriva oricăror pretenții ale terților care decurg din Materialele de brand.

3.5Stand Expo își rezervă dreptul de a fotografia, filma și publica imagini ale standurilor finalizate pentru propriul portofoliu, website, social media și materiale de marketing, cu excepția cazului în care Clientul transmite o obiecție scrisă înainte de Eveniment.

4. Condiții de plată

4.1Plata se va efectua în conformitate cu graficul prevăzut în Contract sau în factură. În lipsa unui grafic specific, condițiile de plată implicite sunt:

• 50% din valoarea totală a Contractului, scadentă la semnarea Contractului sau la transmiterea Comenzii de achiziție;

• soldul de 50%, scadent cu cel puțin 10 zile calendaristice înainte de ziua de deschidere a Evenimentului.

4.2Toate facturile se achită în moneda indicată pe factură, prin transfer bancar, în contul comunicat de Stand Expo.

4.3În cazul în care Clientul nu efectuează orice plată până la data scadentă, Stand Expo poate percepe penalități de întârziere în cuantum de 0,5% din suma restantă pentru fiecare zi calendaristică de întârziere, calculate de la data scadenței până la primirea plății integrale. Cuantumul penalităților poate depăși suma principală restantă. Plățile vor fi alocate mai întâi penalităților și ulterior sumei principale restante.

4.4Stand Expo își rezervă dreptul de a suspenda lucrările, de a reține livrarea sau de a refuza începerea instalării în cazul în care orice plată restantă este scadentă și neplătită. Stand Expo nu va fi răspunzătoare pentru întârzieri sau pierderi care decurg dintr-o astfel de suspendare.

4.5Prețurile nu includ TVA sau alte taxe aplicabile, cu excepția cazului în care se prevede în mod expres contrariul. TVA-ul și celelalte taxe aplicabile se vor adăuga conform cotelor legale în vigoare.

4.6Clientul suportă integral comisioanele bancare și taxele de transfer. Stand Expo trebuie să încaseze integral sumele facturate, fără deducerea acestor comisioane sau taxe.

5. Modificări și lucrări suplimentare

5.1Orice modificare a obiectului convenit al Lucrărilor — inclusiv adăugiri, reduceri, modificări de design sau modificări ale specificațiilor — trebuie solicitată de Client în scris.

5.2Stand Expo va evalua solicitarea de modificare și va furniza o ofertă scrisă de preț pentru orice cost suplimentar și pentru orice impact asupra calendarului proiectului. Lucrările aferente modificării nu vor începe până când Clientul nu a aprobat oferta în scris, prin e-mail.

5.3Modificările aprobate după începerea producției pot genera costuri suplimentare care reflectă materialele deja utilizate, refacerea unor lucrări și manopera suplimentară.

5.4Stand Expo poate emite o dispoziție de modificare în cazul în care modificările sunt necesare ca urmare a reglementărilor Organizatorului, a constrângerilor locației sau a unor circumstanțe aflate în afara controlului Stand Expo. Astfel de modificări vor fi documentate și convenite cu Clientul cât mai curând posibil.

6. Materialele de brand ale Clientului și aprobările de design

6.1Clientul este responsabil pentru furnizarea tuturor Materialelor de brand în formatul, rezoluția și până la termenul specificate de Stand Expo. Stand Expo nu acceptă nicio răspundere pentru defecte de imprimare sau producție care decurg din Materiale de brand furnizate în formate incorecte sau sub calitatea necesară.

6.2Stand Expo va transmite designurile și probele spre aprobarea Clientului. Clientul trebuie să furnizeze aprobarea scrisă sau feedback scris în termenul specificat. Lipsa unui răspuns în termenul specificat va fi considerată aprobare a designului transmis.

6.3Odată ce Clientul a furnizat aprobarea scrisă a designului, orice modificări ulterioare ale designului aprobat solicitate de Client vor fi tratate ca modificări în temeiul clauzei 5 și pot genera costuri suplimentare.

6.4Stand Expo nu este răspunzătoare pentru erori, omisiuni sau probleme de calitate în Lucrările finale care sunt direct imputabile Materialelor de brand aprobate sau designurilor aprobate.

7. Obligațiile Stand Expo

7.1Stand Expo se obligă să execute Lucrările cu profesionalism, prin personal calificat și cu materiale corespunzătoare calitativ, adecvate scopului pentru care este realizat standul.

7.2Stand Expo va respecta toate reglementările aplicabile impuse de Organizatorul Evenimentului și de locație, în măsura în care aceste reglementări sunt comunicate Stand Expo în prealabil.

7.3Stand Expo va păstra confidențialitatea tuturor informațiilor primite de la Client în legătură cu Contractul și nu le va divulga terților fără acordul scris prealabil al Clientului, cu excepția cazului în care acest lucru este impus de lege sau este necesar pentru angajarea subcontractanților în vederea executării Lucrărilor.

7.4Stand Expo poate angaja subcontractanți pentru executarea unei părți sau a tuturor Lucrărilor. Stand Expo rămâne responsabilă față de Client pentru calitatea și livrarea la timp a tuturor Lucrărilor subcontractate.

7.5Stand Expo va informa prompt Clientul cu privire la orice circumstanțe care pot afecta termenul de livrare sau calitatea Lucrărilor.

8. Obligațiile Clientului

8.1Clientul va plăti valoarea integrală a proiectului acceptat în conformitate cu condițiile de plată prevăzute în comanda fermă, Contractul sau facturile emise de Stand Expo. Obligațiile de plată sunt independente de orice litigii referitoare la terți sau la Eveniment.

8.2Clientul trebuie să furnizeze Stand Expo toate informațiile, aprobările, Materialele de brand și accesul necesare pentru ca Stand Expo să execute Lucrările la timp. Întârzierile cauzate de neîndeplinirea de către Client a obligației de a furniza informațiile sau aprobările necesare nu vor fi responsabilitatea Stand Expo.

8.3Clientul este exclusiv responsabil pentru organizarea și plata tuturor costurilor aferente spațiului de participare la Eveniment, inclusiv, dar fără a se limita la: chiria spațiului pentru stand, taxele Organizatorului, utilități, curățenie, securitate, parcare și acreditare.

8.4Clientul trebuie să se asigure că spațiul alocat standului este accesibil echipei Stand Expo în perioadele convenite pentru instalare și demontare. Orice costuri suplimentare care decurg din acces restricționat sau întârziat sunt responsabilitatea Clientului.

8.5Din momentul predării standului finalizat de către Stand Expo, Clientul răspunde integral pentru structura standului și pentru toate componentele acestuia. Clientul are obligația de a utiliza standul cu grijă și numai potrivit destinației pentru care a fost realizat.

8.6Clientul are obligația de a verifica standul la momentul predării și de a informa Stand Expo cu privire la orice deteriorare sau defect constatat. Orice deteriorare sau defect nesemnalat la predare se consideră apărut ulterior.

9. Anularea de către Client

9.1Clientul poate anula Contractul prin notificare scrisă transmisă către Stand Expo. Se aplică următoarele costuri de anulare, calculate de la data la care Stand Expo primește notificarea scrisă de anulare până la ziua de deschidere a Evenimentului:

9.2Costurile de anulare reflectă costurile deja suportate de Stand Expo, inclusiv lucrările de design, achiziția de materiale, angajamentele față de subcontractanți și manopera alocată. Aceste costuri sunt convenite de părți ca o estimare prealabilă reală a pierderilor Stand Expo.

9.3Orice sume deja plătite de Client la momentul anulării vor fi compensate cu costul de anulare. În cazul în care costul de anulare depășește sumele deja plătite, Clientul trebuie să plătească diferența în termen de 14 zile de la notificarea de anulare.

10. Anularea sau amânarea Evenimentului de către Organizator

10.1În cazul în care Evenimentul este anulat, amânat sau modificat semnificativ de către Organizator din motive aflate în afara controlului oricăreia dintre părți, Stand Expo și Clientul vor negocia cu bună-credință pentru a conveni un rezultat just și echitabil.

10.2În cazul anulării de către Organizator, Stand Expo va factura numai costurile suportate efectiv și demonstrabil până la data anulării, inclusiv materialele achiziționate, lucrările de design finalizate și angajamentele față de subcontractanți care nu pot fi anulate. Stand Expo va depune eforturi rezonabile pentru reducerea costurilor după primirea notificării de anulare.

10.3În cazul în care Evenimentul este amânat pentru o nouă dată agreată de ambele părți, Contractul va fi extins până la noua dată, cu termene ajustate. Orice costuri suplimentare care decurg din amânare, de exemplu depozitarea materialelor sau reprogramarea forței de muncă, vor fi convenite în scris.

10.4Stand Expo nu este responsabilă pentru decizia Organizatorului de a anula sau amâna Evenimentul și nu poate garanta rambursări din partea furnizorilor terți în cazul unei astfel de anulări.

11. Livrare, instalare și predare

11.1Stand Expo va depune eforturi pentru a finaliza instalarea până la data convenită în Contract. Termenele de livrare și instalare sunt condiționate de îndeplinirea la timp de către Client a obligațiilor sale prevăzute la clauza 8.

11.2Predarea standului finalizat are loc la locația Evenimentului. Clientul sau un reprezentant autorizat al acestuia are obligația de a fi prezent la ora convenită pentru predare, pentru a verifica standul și a semna procesul-verbal de predare-primire.

11.3În cazul în care Clientul sau reprezentantul acestuia nu este prezent la ora de predare convenită, Lucrările vor fi considerate acceptate fără defecte după 2 ore, cu excepția cazului în care Stand Expo este notificată în scris cu privire la obiecții specifice în acest interval.

11.4Eventualele remedieri minore identificate la predare, care nu împiedică utilizarea standului, vor fi efectuate de Stand Expo înainte de deschiderea Evenimentului, în măsura permisă de timpul disponibil și de accesul la locație.

12. Demontare și componentele standului

12.1 Cu excepția cazului în care părțile convin altfel în scris, Stand Expo este responsabilă pentru demontarea standului și eliberarea spațiului după închiderea Evenimentului, în intervalul permis de Organizator.

12.2 Componentele, structurile și materialele standului furnizate de Stand Expo rămân proprietatea Stand Expo, cu excepția cazului în care se prevede altfel în Contract.

12.3 Clientul are obligația de a își ridica toate obiectele personale, produsele și bunurile proprii din stand înainte de începerea demontării. Stand Expo nu va fi răspunzătoare pentru pierderea, deteriorarea sau dispariția bunurilor Clientului rămase în stand sau în locația Evenimentului după închiderea acestuia.

12.4 Orice deteriorare a structurii standului în timpul Evenimentului cauzată de Client, personalul Clientului, invitații sau contractorii acestuia va fi evaluată și facturată Clientului la tarifele standard de reparație ale Stand Expo.

13. Limitarea răspunderii

13.1 Răspunderea totală a Stand Expo față de Client în temeiul sau în legătură cu orice Contract, fie contractuală, delictuală, inclusiv pentru neglijență, pentru încălcarea unei obligații legale sau de orice altă natură, nu va depăși valoarea totală a Contractului la care se referă pretenția.

13.2 Stand Expo nu va fi răspunzătoare pentru pierderi indirecte, consecutive, speciale sau punitive, inclusiv, dar fără a se limita la: pierdere de profit, pierdere de venituri, pierderea unei oportunități de afaceri, pierderea unor economii anticipate, prejudiciu adus reputației sau orice pierderi care decurg din participarea Clientului la Eveniment.

13.3 Nicio prevedere din acești Termeni nu limitează și nu exclude răspunderea pentru deces sau vătămare corporală cauzată de neglijența Stand Expo, pentru fraudă sau declarații frauduloase ori pentru orice altă răspundere care nu poate fi limitată sau exclusă potrivit legii aplicabile.

13.4 Stand Expo nu este răspunzătoare pentru nicio neexecutare sau întârziere în executare cauzată de circumstanțe aflate în afara controlului său rezonabil, inclusiv, dar fără a se limita la: calamități naturale, incendiu, inundație, vreme extremă, pandemie, război, greve, decizii ale Organizatorului, restricții de acces la locație sau neexecutări ale furnizorilor; a se vedea și clauza 14.

14. Forța majoră

14.1 Niciuna dintre părți nu va fi considerată în încălcarea Contractului și nu va fi răspunzătoare pentru nicio întârziere sau neexecutare a obligațiilor sale, în măsura în care o astfel de întârziere sau neexecutare rezultă dintr-un Eveniment de Forță Majoră — însemnând orice eveniment aflat în afara controlului rezonabil al părții afectate, inclusiv calamități naturale, pandemie, război, tulburări civile, acțiuni guvernamentale, greve, incendiu, inundație sau decizii ale Organizatorului.

14.2 Partea afectată de un Eveniment de Forță Majoră trebuie să notifice cealaltă parte în scris cât mai curând posibil în mod rezonabil și nu mai târziu de 5 zile lucrătoare de la începerea Evenimentului de Forță Majoră, descriind natura evenimentului și durata estimată a acestuia.

14.3 Partea afectată trebuie să ia toate măsurile rezonabile pentru a reduce efectele Evenimentului de Forță Majoră și să reia executarea de îndată ce circumstanțele permit acest lucru.

14.4 În cazul în care un Eveniment de Forță Majoră împiedică executarea pentru mai mult de 30 de zile consecutive, oricare dintre părți poate înceta Contractul prin notificare scrisă. În acest caz, Stand Expo va avea dreptul la plata tuturor lucrărilor finalizate și a costurilor suportate până la data încetării.

15. Confidențialitate

15.1 Fiecare parte este de acord să păstreze confidențiale toate informațiile primite de la cealaltă parte în legătură cu Contractul, care sunt marcate ca fiind confidențiale sau pe care o persoană rezonabilă le-ar considera confidențiale, inclusiv, dar fără a se limita la: prețuri, designuri, strategii de afaceri, liste de clienți și know-how tehnic.

15.2 Obligația de confidențialitate nu se aplică informațiilor care sunt sau devin disponibile public fără culpa părții primitoare sau pe care partea primitoare este obligată să le divulge prin lege sau de către o autoritate competentă.

15.3 Această obligație de confidențialitate rămâne în vigoare după încetarea sau expirarea Contractului pentru o perioadă de 3 ani.

16. Rezilierea pentru cauză

16.1 Oricare dintre părți poate rezilia Contractul imediat prin notificare scrisă dacă cealaltă parte:
(a) comite o încălcare esențială a Contractului care nu este remediată în termen de 14 zile de la notificarea scrisă prin care se solicită remedierea; sau
(b) devine insolvabilă, intră în administrare, face obiectul unei hotărâri de lichidare sau încetează să își desfășoare activitatea.

16.2 În cazul în care Stand Expo reziliază Contractul din cauza încălcării esențiale de către Client sau a insolvenței acestuia, Stand Expo are dreptul la plata tuturor lucrărilor finalizate, materialelor achiziționate și costurilor suportate până la data rezilierii, plus costul de anulare aplicabil conform clauzei 9.

16.3 În cazul în care Clientul reziliază Contractul din cauza încălcării esențiale de către Stand Expo, Clientul are dreptul la rambursarea sumelor plătite, minus valoarea Lucrărilor efectiv și corespunzător finalizate până la data rezilierii.

17. Legea aplicabilă și soluționarea litigiilor

17.1 Acești Termeni și orice Contract format în temeiul acestora sunt guvernați de și interpretați în conformitate cu legea română.

17.2 Părțile vor încerca să soluționeze orice litigiu care decurge din sau în legătură cu Contractul prin negociere cu bună-credință, în prima fază. Oricare dintre părți poate escalada un litigiu prin notificarea celeilalte părți în scris.

17.3 În cazul în care un litigiu nu poate fi soluționat prin negociere în termen de 30 de zile de la notificarea scrisă, acesta va fi înaintat instanțelor competente de la sediul social al Stand Expo, din București, România.

17.4 Nicio prevedere din această clauză nu împiedică oricare dintre părți să solicite măsuri provizorii de urgență sau alte măsuri interimare de la o instanță competentă.

18. Dispoziții generale

18.1 Acordul integral. Contractul, inclusiv acești Termeni, constituie întregul acord dintre părți cu privire la obiectul său și înlocuiește toate declarațiile, acordurile și înțelegerile anterioare.

18.2 Modificări. Nicio modificare a acestor Termeni sau a oricărui Contract nu va fi obligatorie decât dacă este făcută în scris și semnată de reprezentanții autorizați ai ambelor părți.

18.3 Renunțare. Neexercitarea sau întârzierea de către oricare dintre părți în exercitarea oricărui drept sau remediu în temeiul acestor Termeni nu constituie o renunțare la acel drept sau remediu și nici nu împiedică sau restricționează exercitarea viitoare a acelui drept sau remediu.

18.4 Divizibilitate. În cazul în care orice clauză sau parte a unei clauze din acești Termeni este considerată de o instanță competentă ca fiind invalidă, ilegală sau inaplicabilă, aceasta va fi considerată modificată în măsura minimă necesară pentru a deveni aplicabilă. Clauzele rămase vor continua să producă efecte depline și să rămână în vigoare.

18.5 Notificări. Toate notificările formale în temeiul Contractului trebuie să fie în scris și transmise prin e-mail, cu confirmare de citire sau confirmare de livrare, sau prin poștă recomandată la adresele indicate în Contract sau în Comanda de achiziție.

18.6 Relația dintre părți. Nicio prevedere din acești Termeni nu creează între părți un parteneriat, o asociere în participațiune, un raport de agenție sau un raport de muncă.

19. Contact

Pentru toate solicitările referitoare la acești Termeni sau la orice Contract, vă rugăm să contactați Stand Expo la:

Stand Expo SRL

Nr. înregistrare: CIF RO14683132 | J2002004807401

Adresă: Strada Ramuri Tei nr. 20, Sector 2, 020355 București, România

Telefon: +40 726 247 393

Email: office@standexpo.ro

Website: www.standexpo.ro

Acești Termeni și Condiții Generale intră în vigoare de la data versiunii indicate mai sus. Stand Expo își rezervă dreptul de a actualiza acești Termeni. Versiunea în vigoare la momentul Comenzii de achiziție sau al semnării Contractului se va aplica acelui Contract.

Acești Termeni și Condiții Generale constituie parte integrantă a Contractului, sunt acceptați de Client și nu necesită aprobarea scrisă a Clientului.